ما هو نظام ERP ومما يتكون؟

 

1. كُن نمراً

إذا أردت أن تلخص وضع الشركات في عالمنا الاقتصادي اليوم، فالعبارة ستكون "إذا لم تكن ذئباً أكلتك الذئاب".

في مقالنا هذا سنتكلم عن أحد أهم الطرق لتبقى في مقدمة السباق؛ نظام تخطيط موارد المؤسسة (ERP). وبعد الانتهاء من قراءة هذا المقال ستتكوّن عندك فكرة واضحة عن هذا النظام ومما يتكون، ولماذا يعتبر شديد الأهمية في زيادة فعّالية العمليات الإدارية والإنتاجية؟. نأمل أنك ستكون قادراً على اتخاذ خطوة حقيقية تجاه آفاق جديدة من الازدهار وستكون قادراً على التخلص من كمية كبيرة من المشاكل دفعةً واحدة، لتصبح - إن صح التعبير - نمراً، ليس مجرد ذئب.

تعد زيادة فعّالية الوظائف المتعلقة بالعملية الإنتاجية أمراً حاسماً لازدهار المؤسسات والحفاظ على التنافسية. من إدارة المخزون والمعاملات المالية إلى تحسين سلسلة التوريد وعلاقات العملاء، تحتاج الشركات إلى أنظمة فعالة للتعامل مع تعقيدات هذه الوظائف في عصرنا الحالي. يوماً تلو الآخر، يزداد الاعتماد على التكنولوجيا بسبب زيادة تعقيد هذه الوظائف. أصبحت العمليات اليدوية مرهقة وعرضة لكثير من الأخطاء، وفي حال أردت أن تكون شديدة الدقة، سيأتي هذا مرفقاً بكم هائل من التكاليف غير الضرورية.

هنا بدأت تظهر الحاجة إلى أنظمة فعالة يعتمد عليها لكي تزيد من فعّالية هذه العمليات، وظهر دور التكنولوجيا الحاسم في تيسيرها وتحسين الكفاءة العامة للإنتاج. أحد أكثر الحلول التكنولوجية تميزاً هو نظام تخطيط موارد المؤسسة (ERP)، الحل الذي غير طريقة عمل الشركات بشكل جذري.

نظام (ERP) يعمل كمحور مركزي، يدمج ويعالج تلقائياً وظائف المؤسسة المختلفة، مما يتيح تدفق المعلومات بسلاسة ويسهّل عملية التواصل بين الأقسام. مع انتشار استخدام نظام (ERP)، أصبح فهم نظام (ERP) وكيفية عمله أمرًا لا يمكن الاستغناء عنه للمحترفين في عالم الأعمال.

في القسم التالي، سنتعمّق في تعريف نظام (ERP)، ومكوناته، مما سيمنحك عزيزي القارئ فهماً شاملاً لهذه الأداة ومكوّناتها.

2. ما هو نظام ERP؟

نظام تخطيط موارد المؤسسة أو كما يدعى (ERP)، هو حل برمجي شامل يدمج ويدير مجموعة من مهام الأساسية داخل المؤسسة. يعمل كقاعدة بيانات مركزية ومنصة تمكّن من مشاركة المعلومات بطريقة فعّالة وفورية بين الأقسام المختلفة، الذي يساهم بشكل كبير في التنسيق والتعاون السلس. بعبارة أخرى إنه نظام "كامل مكمّل".

الغرض الأساسي من نظام (ERP) هو تبسيط ودمج وظائف مختلفة داخل المؤسسة، مثل الموارد البشرية والإدارة المالية وإدارة سلسلة التوريد وإدارة المخزون والمبيعات وإدارة علاقات العملاء. من خلال توحيد هذه الوظائف في نظام واحد، يُيسر نظام (ERP) عمليات التواصل الفعّال ومشاركة البيانات بين الأقسام، ويقضي على الحواجز الفيزيائية (كالورقيات)، ويعزز التعاون بين الأقسام المختلفة بتحويل نظام المؤسسة بأكمله إلى منصة رقمية سهلة الاستخدام.

بفضل وجود نظام (ERP)، يمكن للمؤسسات تعزيز بيئة عمل متماسكة. على سبيل المثال، يمكن لقسم المالية الوصول بسهولة إلى بيانات المبيعات الفعلية لقسم المبيعات من خلال منصة (ERP) سحابي، الذي سيمكّنهم من القيام بتنبؤ مالي دقيق وتحسين توزيع الموارد دون حاجة للمرور بخطوات كانت تطيل مدة هذه العمليات، كإرسال طلب بالبيانات والانتظار ليتم الرد من قبل قسم المبيعات مثلاً. وكذلك الأمر مع الأقسام الأخرى. فعلى سبيل المثال، يمكن لقسم المشتريات أن يوجّه أنشطته البيعيّة بعد أن ينسق مع إدارة المخزون بالاتجاه الصحيح، ليضمن مستويات مثلى في المخزون وبالتالي سيقلل هذا من اضطرابات سلسلة التوريد ويعود على المؤسسة بمنفعة كبيرة.

من خلال دمج وظائف الأعمال المختلفة، يوفر نظام (ERP) للمؤسسات رؤية شاملة لعملياتها، وهذا يمكّنها من اتخاذ قرارات مستنيرة، وتبسيط العمليات، وتحسين الإنتاجية، وتحقيق كفاءة تشغيلية أعلى. في القسم التالي، سنكتشف المكونات الرئيسية التي يتألف منها نظام (ERP) وكيف تساهم هذه المكونات في تحقيق الهدف من نظام (ERP).

3. المكونات الرئيسية لنظام ERP

أ. القسم الأول: المالية والمحاسبة

في نظام (ERP)، يلعب قسم المالية والمحاسبة دورًا حاسمًا في إدارة الأنشطة المالية للمؤسسة. بإمكان هذا القسم تتبع وتسجيل العمليات المالية بكفاءة، سيضمن ذلك وجود بيانات مالية دقيقة ومحدثة دائماً. من خلال توحيد كل العمليات المتعلقة بإدارة المالية والمحاسبة في نظام (ERP)، سيعود هذا على المؤسسة بكثير من المنافع، ومن بينها:

1. دقة وموثوقية المعلومات المالية: سيوفر لك قسم المالية والمحاسبة في نظام (ERP) مصدراً واحداً للبيانات المالية. وبفضل تكامل العمليات المالية مثل إدارة الحسابات ودفاتر اليومية والميزانية، يمكن الحصول على معلومات دقيقة ومحدثة بشكل مستمر. هذا سيعزز ثقتك في البيانات المالية وسيكون بإمكانك اتخاذ قرارات أكثر فاعليّة والحصول على توجيه استراتيجي أفضل.

2. زيادة الكفاءة وتوفير الوقت: يقدّم نظام (ERP) عادةً في قسم المالية والمحاسبة أدوات تلقائية لمعالجة العمليات المالية مثل إعداد الفواتير وإدارة الدفعات والمصارف. سيقلل هذا من الجهد اليدوي في مؤسستك ويساهم في توفير الوقت وزيادة الكفاءة في المهام المحاسبية والمالية.

3. توفير رؤية شاملة للمؤسسة: يساعد قسم المالية والمحاسبة في نظام (ERP) على توحيد وتكامل البيانات المالية مع بقية الوظائف في المؤسسة. وبالتالي، سيكون بإمكانك تحليل البيانات المالية بشكل أفضل وفهم الأداء المالي للمؤسسة وتحديد النقاط القوية والضعف وستحصل على رؤية شاملة لمؤسستك. سيزودك ذلك بقدرة أكبر على متابعة أداء الشركة، من خلال التقارير والمؤشرات المالية المتاحة في النظام.

باختصار، يوفر قسم المالية والمحاسبة في نظام (ERP) فوائد عديدة تشمل: دقة المعلومات المالية، زيادة الكفاءة وتوفير الوقت، وتوفير رؤية شاملة للمؤسسة.

ب. القسم الثاني: إدارة سلسلة التوريد

إدارة سلسلة التوريد هي جزء حاسم من نظام (ERP)، حيث يمكّن هذا العنصر المؤسسات من إدارة العمليات المتعلقة بسلسلة التوريد بكفاءة، بدءاً من التوريد ذاته إلى وانتهاءاً بالتسليم إلى المؤسسة. تشمل هذه الإدارة في نظام (ERP) نشاطات مثل إدارة المخزون، والتنبؤ بالطلب، وإدارة علاقات الموردين، وتنسيق اللوجستيات. من خلال دمج هذه الوظائف، يقوم نظام (ERP) بتحسين عمليات هذه السلسلة، ويساعد المؤسسة على:

1. تعزيز التعاون مع الموردين: يساعد نظام (ERP) المؤسسة في تعزيز التواصل والتعاون مع الموردين. سيكون بإمكان المؤسسة تحسين علاقاتها مع الموردين من خلال مشاركة المعلومات وتحديثات الطلبات بشكل سريع وفعال.

2. تحسين رضا العملاء: من خلال إدارة سلسلة التوريد بكفاءة عن طريق نظام الـ(ERP)، يمكن للمؤسسات تلبية احتياجات العملاء بشكل أفضل. سيتحقق التوصيل في الوقت المحدد وتتحسن خدمة العملاء وبالتالي سيزداد رضاهما.

3. رصد الأداء والتحليل: يساعد قسم إدارة سلسلة التوريد في نظام (ERP) المؤسسة في رصد أداء العمليات وتحليلها. يمكن للمؤسسات تحليل البيانات واستخلاص الإحصائيات والمعلومات القيمة لاتخاذ قرارات أكثر استنادًا إلى الحقائق والأدلة.

باختصار، يوفر قسم إدارة سلسلة التوريد في نظام (ERP) فوائد عديدة تشمل: تعزيز التعاون مع الموردين، تحسين رضا العملاء، ورصد الأداء والتحليل.

ج. القسم الثالث: إدارة الموارد البشرية

قسم إدارة الموارد البشرية في نظام (ERP) يساعد المؤسسات على إدارة عمليات الموارد البشرية بكفاءة. يشمل هذا القسم بيانات الموظفين، ويفيد المؤسسة بزيادة كفاءتهم، وتحسين التواصل والتعاون فيما بينهم، كما يحسّن إدارة الأداء، إضافةً إلى دعم التخطيط الاستراتيجي.

1. زيادة الكفاءة: بفضل قسم إدارة الموارد البشرية في نظام (ERP)، ستتمكن المؤسسة من تقليل المهام المتكررة والوقت الذي يستغرقه إدارة الموارد البشرية يدويًا. يتيح النظام أتمتة لعمليات مهمة بسيطة مثل تتبع الحضور والإجازات وإعداد الرواتب، مما يؤدي إلى زيادة الكفاءة العامة وإتاحة الفرصة للموظفين للقيام بمهام أخرى استراتيجية.

2. تحسين التواصل والتعاون: يمكن لقسم إدارة الموارد البشرية في نظام (ERP) تعزيز التواصل والتعاون بين الموظفين وإدارة الموارد البشرية. يمكن للموظفين الوصول إلى معلوماتهم الشخصية والتحديثات المهمة عبر النظام، وذلك يعزز التفاعل والمشاركة ويسهل التواصل بين الأطراف المختلفة.

3. تحسين إدارة الأداء: يوفر نظام (ERP) أدوات لإدارة أداء الموظفين بشكل فعال. يمكن للمؤسسات تحديد أهداف محددة وتقييم الموظفين بناءً على معايير محددة مسبقاً. يمكن للموظفين تتبع تقدمهم وتلقي الملاحظات والتوجيهات من خلال النظام، مما يساهم في تحسين الأداء الفردي والتنمية المستمرة.

وبالإضافة إلى ذلك، يعد قسم إدارة الموارد البشرية في نظام (ERP) قابل للتخصيص لتلبية احتياجات كل مؤسسة بشكل فردي. ويوفر مرونة لإضافة المزيد من المزايا والفوائد المحسنة للإدارة الشاملة للموارد البشرية في السياق المؤسسي.

د. القسم الرابع: إدارة علاقات العملاء

يمكّن قسم إدارة علاقات العملاء (CRM) ضمن نظام (ERP) المؤسسات من إدارة تفاعلاتها مع العملاء بفعالية، وتعزيز رضاهم، الذي سيؤدي إلى نمو المؤسسة على المدى الطويل. يشمل هذا القسم العديد من الأنشطة، كإدارة المبيعات وتحليلات التسويق وبيانات العملاء وخدمتهم. من خلال دمج البيانات المتعلقة بالعملاء وتأمين عمليات المبيعات والتسويق تلقائيًا، يساعد قسم (CRM) في نظام (ERP) المؤسسات على بناء علاقات قوية مع عملائهم، سيحسن ذلك من أداء المبيعات، ويقدّم تجارب شخصية للعملاء.

تسمح ميزة إدارة المبيعات للمؤسسات - إذا أُضيفت إلى نظام الـ(ERP) - بتتبع فرص المبيعات وإدارة دورة حياة الصفقة، بدءًا من التواصل مع العملاء وحتى إغلاق الصفقة وتسجيل الإيرادات. كما بالإمكان إضافة وظيفة خدمة العملاء في نظام (ERP) كي تساعد على زيادة معدلات وجودة التفاعل مع العملاء، ولمتابعة الشكاوى وحل المشكلات وتوفير الدعم الفني. من ناحية أخرى توفر تطبيقات التسويق داخل نظام (ERP) أدوات تحليلية تساعد في تحليل سلوك العملاء وتحديد السوق المستهدف وتنفيذ حملات التسويق المستهدفة.

هـ. القسم الخامس: التصنيع والإنتاج

ولأنّ ختامها مسك، لا بد أن نذكر فوائد قسم التصنيع والإنتاج في نظام (ERP) وكيف يهدف لتحسين عمليات التصنيع والإنتاج. تشمل وظائف هذا القسم العديد من العناصر، على سبيل المثال هناك التخطيط الإنتاجي ومراقبة أرض المصنع وتخطيط احتياجات المواد وإدارة الجودة. ومن خلال دمج هذه الوظائف، يعزز هذا القسم من نظام (ERP) كفاءة الإنتاج، ويقلل من أوقات الانتظار، ويقلل من الهدر، ويضمن مراقبة الجودة طوال عملية التصنيع.

إضافةً إلى ذلك، تساعد ميزة التخطيط الإنتاجي في نظام (ERP) للمؤسسات في وضع جداول إنتاجية مثلى وتوزيع الموارد بفعالية وإدارة أوامر العمل. ستمكن قدرات مراقبة أرض المصنع المدراء من مراقبة النشاطات الإنتاجية في الوقت الحقيقي (Real-Time)، مما يضمن استخداماً فعالاً للموارد وانتهاء المهام في الوقت المناسب. وكذلك الأمر لباقي المزايا، إذ تكثر الفوائد ولا يمكن حصرها بمقالة واحدة.

4. وفي الختام

هذه مكونات خلطة سحرية لجعل من مؤسستك منافساً قوياً في سوق العمل. فكما رأينا، يلعب قسم المالية والمحاسبة في نظام (ERP) دورًا حاسمًا بإدارة الأنشطة المالية للمؤسسة، ويعمل قسم إدارة سلسلة التوريد في نظام (ERP) على تعزيز التعاون مع الموردين، وزيادة رضا العملاء. أما قسم إدارة الموارد البشرية في نظام (ERP)، فيساعد على زيادة كفاءة الموظفين، ويحسّن من التواصل والتعاون بين الأقسام المختلفة في المؤسسة. وكذلك الأمر لقسم الإدارة والإنتاج، فهو يزيد من كفاءة الإنتاج ويقلّل من أوقات الانتظار، ويساعد في وضع جداول جوهرية للعملية الإنتاجية. تعزز هذه الأقسام الرئيسية في نظام (ERP) من كفاءة إدارة المؤسسة وتسهم في تحقيق التكامل والتنسيق بين العمليات المختلفة للمؤسسة. بإضافة هذه المكونات إلى نظام مؤسستك فإنك تضمن نطاقاً واسعاً من الفوائد ومستقبلاً أكثر إشراقاً من سابقه.

هناك مثل صيني يقول "أفضل وقت لزراعة شجرة هو قبل 20 سنة وثاني أفضل وقت هو الآن". ويُقصد به أن أفضل وقت لفعل شيء ،يعود عليك بالمنفعة، كان بالماضي. ولكنّ ثاني أفضل وقت لفعله هو الآن، ليس هناك داعٍ للانتظار. قد تكون متردداً من أين تبدأ بتطوير نظام (ERP) خاص بمؤسستك، منافعه كبيرة ولكنّه يبدو معقداً. بإمكاننا إضاءة الطريق لك من خلال استشارة مجانية ستمكّنك من اتخاذ القرار الأنسب. نحن في شركة الكود نطوّر أنظمة (ERP) سحابية مستندين على سنين من الخبرة الإدارية والتقنية، وقد أثبتت تجارب عملائنا السابقة خبرتنا ومهارتنا في فعل ذلك. الأمر يعتمد عليك لتطلق عنان مؤسستك وتتخلص من أي عائق إداري يعيقك عن الوصول لهدفك وتحقيق رؤيتك. تواصل معنا وازرع شجرةً لمؤسستك الآن.

في مقالنا القادم سنتوسع أكثر في الكلام عن فوائد نظام (ERP) للمؤسسة على العديد من الأصعدة وسنرى ما هي الأهمية الحقيقية لأنظمة (ERP)، ابقوا معنا.

المصدر:

شركة الكود (Elkood)